La Importancia de la Gestión Documental en el Comercio Exterior

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Los ejecutivos de Comercio Exterior dedican la mayoría de su tiempo a gestionar todo lo necesario para asegurar el tránsito y arribo de sus mercancías, en tiempo y forma. Por cuidar la integridad del producto, el enfoque en la mayoría de ocasiones no se encuentra alineado a mantener ordenados los documentos como se esperaría. Este riesgo debería de ser gestionado y centralizado desde un punto de control, no solo para el ejecutivo sino para todos los actores del Comercio Exterior.

Muchas veces, este punto de control se ve mermado en una cadena de correos de ida y vuelta de documentos e información que creemos se encuentra en un lugar seguro, y que acceder a ellos debería ser sencillo; la realidad es que localizar o reagrupar cada documento declarado por operación, tiene su complejidad y al final no demostrarlo conlleva un factor de riesgo.

La pregunta es, ¿cómo tener la tranquilidad de que todo el trabajo realizado se encuentre respaldado y disponible en cualquier momento?

Según el Artículo 36-A de la Ley Aduanera, así como las demás disposiciones aplicables, nos hacen mención de todos aquellos documentos para el cumplimiento legal tanto de los agentes aduanales como de quienes introduzcan o extraigan mercancías del territorio nacional para destinarlas a un régimen aduanero.

Esta responsabilidad rebota en diferentes actores, es cuestión de claridad. El Agente Aduanal se encarga de transmitir y resguardar los documentos durante el proceso de la operación, sin embargo, la responsabilidad final es de las empresas, y el modo en que garantizan el resguardo de los documentos recae en ellos al tener la disponibilidad de información.

Existen distintas plataformas en el mercado para gestionar el archivo de las empresas; el potencial que ofrece cada una es distinta y tiene su complejidad. Lo ideal es contar con una plataforma capaz de consultar los archivos digitalizados de manera sencilla, ágil y con la capacidad de compartir a todos los involucrados cualquier operación para futuras revisiones, reportes y/o auditorías.

En MBGE, contamos con Expediente Digital un gestor documental en la nube, enfocado a sincronizar, almacenar y procesar los datos de importación y exportación de Comercio Exterior. Acércate a nosotros y obtén el respaldo y estabilidad que tu empresa necesita.

 

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