La Batalla Indiscutible: El Cambio

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Hoy en día escuchamos, leemos y vemos constantemente acerca de la “Transformación Digital”, en noticias, artículos, periódicos, revistas; como si pudiéramos adquirirla de la noche a la mañana, convirtiéndonos en una especie de visionarios que debemos adoptar la habilidad de ver más allá de lo evidente, para tener la claridad de cómo alcanzarla. Esta nueva ola ha hecho que tengamos que cambiar y aprender rápidamente debido a las exigencias del mercado, las nuevas generaciones como los “Millenials”, nuestra actual fuerza de trabajo, una próxima Generación Z, y las tecnologías novedosas que nos dan la sensación de estar en el boom de una “Revolución Industrial”, pero que indiscutiblemente nos exige y reta mucho más que antes. La agilidad, es el componente más importante que exige esta nueva ola, que se ha convertido en una opción inapelable de incorporar en la operación de las organizaciones.

Para lograr Agilidad Organizacional es primordial reflexionar acerca de lo que tenemos que considerar para alcanzarla. Actualmente, en los proyectos que hemos implementado en MBGE con la solución de Appian, plataforma líder de Transformación Digital, el reto con el que comúnmente nos hemos confrontado es la resistencia al cambio en la forma de trabajar de las personas. Las organizaciones tienen que pasar por un proceso de adaptabilidad que conlleva la adopción de nuevas soluciones tecnológicas y una manera de trabajar diferente a la que conocían.

Existen cuatro elementos fundamentales en cualquier Transformación Digital, que al adaptarnos nos llevará a conseguir agilidad: las personas, la cultura, la tecnología y las regulaciones; los cuales son engranes que se mueven constantemente al realizar un cambio en cualquiera de sus cuatro elementos. Por ejemplo, si una organización adopta una nueva tecnología, es indiscutible un cambio en la forma de trabajar de las personas, ya que tendrán que aprender a utilizarla e identificar las fortalezas que brindará internamente, esto conllevará a un cambio en la vida de los clientes, la organización brindará servicios de manera más ágil, tendrá el compromiso de comunicar estos cambios y a su vez los clientes aprenderán a incorporarlos en su vida, para la generación de nuevos y diferentes modos de interacción. Por último, la ley, a través de las regulaciones tendrá que incorporar estas formas de interacción para proteger a ambas partes.

¿Qué elemento de los engranes es el más importante?

Desde mi punto de vista como psicóloga, y tomando en cuenta el “sentido común”, el ser humano es más sensible al cambio. Las personas serán el reto más importante ¿Por qué?, el ser humano responde a la manera de pensar, sentir y actuar, este es un tipo de “conexión mente/cuerpo”, cuando estamos estresados, ansiosos o molestos, nuestro cuerpo reacciona de tal manera que nos puede indicar que algo no está bien. Por ejemplo, es posible que desarrollemos presión arterial alta, úlcera del estómago, o algo tan sencillo que nuestros anticuerpos disminuyan desarrollando una posible infección, gripa, etc., todos los anteriores derivados comúnmente de un evento estresante o un cambio. Como organizaciones conformadas por personas, se debe poner una atención especial en preparar a los colaboradores a los nuevos escenarios de trabajo y garantizar que su estado psico-emocional (análisis de las emociones en relación a la calidad de vida), esté listo para adaptarse al cambio, logrando equipos de trabajo altamente eficientes y exitosos.

Las organizaciones desconocen cómo preparar a sus colaboradores para manejar una nueva situación de cambio. Entonces, ¿Qué hacer para prepararlos y qué la adopción sea una manera efectiva de trabajar? El reto del CEO y CIO, es tener a los colaboradores sumados a un modelo de trabajo en el cual ya apostaron como organización. Finalmente, la fuerza de trabajo sumada con la tecnología, se convierte en el eje central para brindar una excelente experiencia al cliente y que la operación del día a día sea efectiva.

La estrategia para un cambio efectivo

Poner en marcha con éxito un plan estratégico de gestión de cambio requiere una planificación integral que considere los procesos antes, durante y después del cambio. Si la preparación previa al cambio es primordial, las acciones de implementación y de seguimiento del mismo son también muy importantes.

¿Qué hacer antes de la implementación de un cambio?

  1. Entender las iniciativas previas al cambio. Para realizar un plan efectivo es necesario saber lo que ocurrió con situaciones de cambio anteriores. Hay que trabajar con los directivos y el personal para aprender lo que funcionó, lo que no y cuáles son las brechas que debemos completar.
  2. Involucrar a los directivos. Para obtener el mayor éxito, es imperativo que los líderes, incluyendo el CEO y CIO, estén claramente apoyando el esfuerzo, ya que son ellos los que impulsan el cambio en las organizaciones. Recursos Humanos, tiene que demostrar a sus ejecutivos que gestionar el cambio no va a ser siempre agradable, pero sí necesario para garantizar la alineación entre la gestión del talento de la organización y la estrategia del negocio.
  3. 3. Identificar a las personas que pueden bloquear o facilitar el cambio. Parte del proceso implica una evaluación para ayudar a las personas a entender sus fortalezas y debilidades. Además, el equipo de líderes puede utilizar los resultados para crear un perfil de equipo y rebotar con ellos cómo las actitudes individuales pueden afectar a la dinámica del grupo.
  4. Diseñar un proceso de cambio. Lo importante es señalar las áreas clave en las que el capital humano puede verse afectado. Poner en marcha iniciativas para ayudar a adaptarse a los cambios.
  5. Construir un sistema de comunicación eficaz. Debemos construir la comunicación del cambio desde todo lo que hacemos, por ejemplo, tenerlo en cuenta en los sistemas de evaluación de talento humano y en las publicaciones de los medios de comunicación interna.

¿Qué realizar durante y después del cambio?

  1. Proporcionar el apoyo necesario a los directivos para dirigir a sus colaboradores en procesos de cambio. Puede llevarse a cabo en grupo o en interacciones individuales. En ocasiones, es útil mantener a los directivos juntos, porque el proceso de ejecutar el cambio puede ser una experiencia muy solitaria. Asimismo, es recomendable tener reuniones individuales con cada miembro del equipo.
  2. Ofrecer coaching a los gerentes o líderes de áreas que necesiten un apoyo complementario. Proporcionar el apoyo y desarrollo adecuados para ayudar a conducir el cambio a través de la organización. Si no son capaces de comunicar de forma efectiva la visión y estrategia, y conseguir el compromiso de los equipos durante el proceso, el cambio no tendrá éxito.
  3. Medir el éxito. Lo primero es saber cómo definir el éxito en cada caso y utilizar una metodología apropiada para evaluar si efectivamente se ha conseguido. Por ejemplo, si el éxito se define midiendo el comportamiento de la organización en su conjunto, entonces quizás sea adecuado pedir a los colaboradores que completen una encuesta antes y después de gestionar el cambio.

Un proceso de gestión de cambio eficaz requiere preparación y un esfuerzo integral en todos los niveles de la organización, dirigida por la Alta Dirección. Hoy, las organizaciones no tienen otra opción, el cambio es una constante. Con el fin de tener éxito y prosperar, requieren de personas que puedan responder eficazmente, adaptarse a los cambios y rendir de manera óptima, desarrollar un plan con metas medibles, identificar las conductas de gestión del cambio dentro de los equipos, poner en práctica un proceso que incluya el apoyo al liderazgo, el desarrollo, la comunicación efectiva y medidas de éxito. Siguiendo estos pasos, las organizaciones tendrá la agilidad necesaria para satisfacer las demandas del cambio, asegurando los niveles para que sea competitiva y alcance sus objetivos estratégicos, pero sobretodo alcanzar la Agilidad Organizacional que se requiere en el día a día.

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