La oficina de gestión de proyectos o PMO (Project Management Office) por sus siglas en ingles ocupa un papel relevante en las organizaciones, ya que apoya en gestionar los proyectos estratégicos buscando que generen un alto impacto hacia la organización, además de que se encarga de lograr que los proyectos se implementen de manera exitosa con el apoyo de procesos y estándares definidos para cumplir con una entrega, alineada a los objetivos corporativos.
Para cada organización, el diseño de la PMO será diferente, la claridad de estos 3 elementos será clave para definirlo:
- Madurez de la organización
- Naturaleza de negocio
- Modelo de dirección organizacional
Los tipos de oficina de gestión de proyectos comúnmente aceptados son: la PMO de Soporte, PMO de Control y la PMO Directiva.
En una PMO de Soporte, sus servicios son suministrados bajo demanda (cuando el proyecto lo solicite). Al igual que la PMO de Soporte, la PMO de Control suministra mejores prácticas, plantillas y experiencia, pero además establece mecanismos para garantizar que se utilicen. Finalmente, la PMO Directiva es aquella que asume las funciones de Soporte y Control de los Proyectos, pero además tiene la capacidad de poder asignar o distribuir recursos. A este tipo de Oficina de gestión de proyectos también se le llama estratégica.
Cualquiera que sea el tipo de PMO implementada, jugará un papel importante en la entrega de valor constante junto con el equipo operativo, gracias al correcto seguimiento de los procesos y estándares definidos. A pesar de que la PMO provee estándares para la compañía, ésta debe ser adaptable, ya que las organizaciones evolucionan constantemente y la PMO lo tiene que hacer a la par para mantenerse alineada con los objetivos corporativos.
El alcance definido para la PMO, se logrará conforme al poder de influencia que se le dé por parte de la organización en el proceso de gestión de proyectos. La meta de la PMO es hacer una diferencia, no es solo crear modelos y ejecutarlos, debe hacer que las personas involucradas impulsen sus habilidades, debe gestionar también la aceptación, compromiso y resistencia a los modelos que propone para la administración y seguimiento de los proyectos.
Haciendo referencia al párrafo anterior, el éxito de un proyecto será el reflejo del éxito logrado por las personas que conforman el equipo de implementación y es la PMO la aliada, que a través de su gestión, contribuirá a ese logro.
Beneficios generales que provee la PMO:
- Planeación, implementación y entrega de proyectos bajo una metodología definida.
- Visibilidad del Proyecto para la toma de decisiones.
- Transparencia en la información del Alcance y Recursos del proyecto.
- Identificación y gestión de posibles riesgos para minimizar su impacto.
- Estandarización de métricas para los proyectos.
- Mejora continua en la gestión de los proyectos.
- Asegurar la rentabilidad de los proyectos.
Con el soporte de la PMO, no solo se logra la implementación de proyectos en tiempo y forma, sino que se proveen estándares que apoyarán en futuros proyectos para ejecuciones más ágiles. La incorporación de una Oficina de Gestión de Proyectos en MBGE, nos ha permitido experimentar beneficios en nuestra organización, los cuales se ven reflejados en beneficio de nuestros clientes en la planeación, diseño e implementación de proyectos tecnológicos, que generan un bienestar organizacional.
Referencias:
PMBOK Sexta Edición, PMI
eBOOK ITM Platform
Making the jump to a Stable PMO, Mark Mullaly, PMI
https://www.academia.edu/7699106/Creaci%C3%B3n_de_oficina_de_proyectos
